Privacyverklaring Apotheek Hattem

Apotheek Hattem
Adres: Vechtstraat 3, 8051JM, Hattem
E-mailadres: info@apotheekhattem.nl
Telefoonnummer: 038-4442255
Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming:
Hester de Bok; 035-6233011; hester@bureaudebok.nl

1. Introductie

1.1 Nodig voor onze dienstverlening

Om goede zorg te kunnen verlenen, verzamelen wij persoonsgegevens van u. Dit is noodzakelijk voor het afleveren van medicatie, om contact met u op te nemen en de facturatie te verzorgen. Omdat wij niet alle diensten zelf leveren, maar voor sommige diensten andere dienstverleners inschakelen, is het soms nodig om gegevens te delen. Als u bijvoorbeeld medicatie ophaalt bij een dienstapotheek, zullen wij uw medicatiedossier delen. Wij doen dit enkel met uw toestemming.

1.2 Wettelijk verplichtingen

Zorgaanbieders zijn verplicht om medische dossiers, waaronder het medicatiedossier, 15 jaar te bewaren. Als de wettelijke bewaartermijn is verlopen en u niet langer patiënt bij ons bent, worden de gegevens vernietigd. Indien u patiënt blijft, bewaren wij de persoonsgegevens in het kader van toekomstige medicatie uitgaven.

1.3 Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor al onze patiënten. Daarnaast is deze privacyverklaring ook van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze website, een voormalige patiënt bent, patiënt wilt worden of wilde worden, maar dit uiteindelijk niet is gebeurd en wij voor uw apotheek waarnemen.

1.4 Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Onze organisatie is (verwerkings)verantwoordelijke voor het verzamelen en gebruiken van uw gegevens.

1.5 Verwerkingsregister

Apotheek Hatem heeft een verwerkingsregister waarin staat vermeld welke gegevensverwerkingen er door ons worden uitgevoerd. Indien externe partijen bepaalde gegevensverwerkingen uitvoeren in opdracht van ons, dan is er met zo’n partij een verwerkingsovereenkomst afgesloten waarin is vastgelegd welke gegevens worden verwerkt en hoe wordt gegarandeerd dat deze gegevens op een vertrouwelijke manier worden verwerkt en behandeld.

2. Persoonsgegevens en verwerking daarvan

2.1 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. Er zijn verschillende categorieën persoonsgegevens zoals gegevens betreffende medicatie, facturatie en verwijzingen. Wanneer u patiënt wordt bij ons, vragen wij u om een aantal persoonsgegevens, zoals uw naam, adres, geboortedatum, BSN, rekeningnummer, telefoonnummer, e‐mailadres en verzekeringsgegevens.
Wanneer u bij ons patiënt bent, worden gegevens vastgelegd in het medicatiedossier omtrent de geneesmiddelen die u slikt, chronische aandoeningen die u heeft, intoleranties en andere gegevens die van belang zijn voor het verlenen van farmaceutische zorg.

2.2 Wat betekent verwerken?

De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken, met elkaar in verband brengen en het verstrekken aan derde partijen die voor ons bepaalde diensten uitvoeren.

2.3 Waarom hebben we toestemming nodig voor de verwerking?

Wij mogen niet zomaar persoonsgegevens van u verwerken. Daar hebben wij een legitieme reden voor nodig. Vaak vloeit dit voort uit de behandelovereenkomst of een wettelijke verplichting. Wij wisselen gegevens uit met andere zorgverleners, zoals huisartsen, apotheken, ziekenhuizen, etc. Dit doen wij via beveiligde systemen en alleen als dit nodig is in verband met een actuele zorgvraag of na uw toestemming. Onze medewerkers raadplegen uw gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun taken.

Wij kunnen u voor verschillende zaken toestemming vragen. Wij vragen u toestemming om uw gegevens te delen met een andere zorgverlener, denk aan het ziekenhuis. U moet ook toestemming geven voordat wij gegevens delen met een dienstapotheek, zodat u daar medicijnen kunt ophalen.

Voor kinderen onder de 16 jaar vragen wij toestemming van een ouder. U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken. Indien u niet akkoord gaat, of uw toestemming intrekt, kunnen we u niet goed van dienst zijn. Passende zorg kan enkel geleverd worden als alle relevante gegevens beschikbaar zijn. Bovendien zijn wij verplicht om een medicatiedossier aan te leggen om de kwaliteit van (toekomstige) zorg te waarborgen.
U kunt op www.volgjezorg.nl toestemming geven of intrekken voor de beschikbaarstelling van gegevens in het gegevensuitwisselingssysteem LSP (Landelijk Schakelpunt) aan diverse partijen, zoals verder ook genoemd onder kopje 3.2 van deze privacyverklaring.

3. Wat doen wij met uw gegevens?

3.1 Inschrijving

Indien u zich inschrijft moet u ook uw BSN-nummer opgeven. Dat moeten wij op uw identiteitsbewijs controleren. Wij maken daarvan geen kopie of scan. Als dat aan de orde is, zullen wij u vragen naar uw dossier bij uw voorgaande zorgaanbieder.

3.2 Informatie delen

Wij wisselen gegevens uit met andere zorgverleners, zoals huisartsen, apotheken, ziekenhuizen, etc. Dit doen wij via beveiligde systemen en alleen als dit nodig is in verband met een actuele zorgvraag of na uw toestemming. Als gegevens met toestemming zijn verkregen, dan heeft u het recht om deze toestemming ook weer in te trekken. Onze medewerkers raadplegen uw gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun taken.

3.3  Zorg

Wij gebruiken uw gegevens uiteraard om de juiste zorg te kunnen leveren en de juiste medicijnen af te leveren. In dat kader screenen wij de medicijngegevens automatisch om u optimaal te kunnen begeleiden.

3.4 Betaling

Wij gebruiken uw gegevens om uw verzekeraar of u een factuur te sturen voor de behandeling. Dat kan ook via een factoringbedrijf of administratiekantoor. Op de factuur staan uw NAW-gegevens en een specificatie van de behandeling. Deze facturen bewaren wij voor onze debiteurenadministratie. Indien een rekening na meerdere herinneringen niet wordt betaald, kunnen gegevens worden gedeeld met derden voor de incasso.

3.5 Zorgverzekeraar

Indien u verzekerd bent, wisselen wij uw persoonsgegevens uit met de zorgverzekeraar. Wij wisselen enkel de noodzakelijke gegevens uit.
De zorgverzekeraar kan tevens gegevens opvragen voor een controle. Afhankelijk van het soort onderzoek moeten wij de gevraagde gegevens verstrekken. Daarbij zullen wij de privacy van onze patiënten altijd voorop stellen.

3.6 Website

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij een aantal gegevens verwerken via cookies. Tevens is het mogelijk via de website medicatie te bestellen. U vult zelf uw gegevens in. Met deze persoonsgegevens wordt eveneens vertrouwelijk omgegaan.

3.7 Onderzoek

Het analyseren van medicatiegegevens kan door de apotheek worden gebruikt om de farmaceutische zorg te optimaliseren en bijvoorbeeld landelijke onderzoeken op het gebied van farmaceutische zorg te ondersteunen. Wij leveren voor deze analyses gegevens aan derden die niet tot individuele personen kunnen worden herleid door deze derden.

3.8 Verstrekken medicatie

Om het afleveren van medicatie zo gemakkelijk en efficiënt mogelijk uit te voeren, maken we gebruik van een bezorgservice. Uitsluitend na uw toestemming zullen wij de medicatie via de brievenbus afleveren. U email of 06-nummer gebruiken we om u een bericht te sturen dat uw medicatie klaar staat (al dan niet in een kluisje).

3.9 Bestellen medicatie

Voor het klaarmaken van baxterrollen en het bereiden van niet-gestandaardiseerde medicatie zijn wij afhankelijk van derden. Voor het bestellen van medicatie(rollen) zullen wij (medicatie)gegevens moeten delen. Uiteraard gebeurt dit vertrouwelijk en via beveiligde systemen.

3.10 Digitale toedienlijsten

Voor het maken en delen/verzenden van digitale toedienlijsten zijn wij afhankelijk van derden en zullen wij (medicatie)gegevens moeten delen met derden zoals de thuiszorg of de organisatie die de gegevens van de digitale toedienlijsten voor ons verwerkt. Uiteraard gebeurt dit vertrouwelijk en via beveiligde systemen.

3.11 Camera systeem

In en rondom de apotheek bevinden zicht camera’s. Dit camerasysteem wordt gebruikt om diefstal, vandalisme, etc. te voorkomen en/of in voorkomende gevallen op te lossen. De beelden worden beveiligd opgeslagen en na enkele weken automatisch vernietigd. De beelden worden alleen achteraf geraadpleegd indien hier een gegronde reden voor is. In geval van een misdrijf kunnen de camerabeelden aan de opsporingsautoriteiten worden overhandigd.

3.12 Melden van incidenten

Als er onverwachts toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens – of wij vermoeden dat dit het geval is – dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit incident op uw persoonsgegevens betrekking heeft en voor u mogelijk een hoog risico inhoudt op uw rechten en vrijheden, dan brengen we u zo snel mogelijk op de hoogte.

3.13 Verwerker

Het kan noodzakelijk zijn dat gegevens worden gedeeld met derden, zoals een ICT-leverancier van ons of een administratiekantoor. Indien deze derde kwalificeert als een verwerker, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af met deze partij, zodat uw privacy beschermd is.

4. Plichten zorgaanbieder

4.1 Beveiliging

Zorgaanbieders hebben een beroepsgeheim en mogen in de basis niets doorgeven aan anderen. Al onze medewerkers die patiëntgegevens verwerken of daarvan kennis nemen, hebben zich verplicht tot geheimhouding.

Gegevens uit uw dossier worden slechts gedeeld met diegenen die bij de behandeling zijn betrokken of wanneer u toestemming hebt gegeven voor het delen van die gegevens. Wij geven geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Iedere zorgverlener mag alleen onder zijn/haar eigen account inloggen. In uitzonderingsgevallen kan het toch nodig zijn om snel toegang te krijgen tot een dossier, bijvoorbeeld bij spoedgevallen.

Naast de bovengenoemde organisatorische maatregelen zullen wij ook voldoende technische beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

4.2 Verantwoordingsplicht

Om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht houden wij registers bij van verwerkingen en eventuele datalekken.

5. Waar hebt u recht op?

5.1 Recht op inzage en afschrift

U hebt het recht om kennis te nemen van de gegevens in uw dossier. U kunt op afspraak uw dossier inzien onder begeleiding van de zorgprofessional. Verder hebt u recht op een afschrift van uw dossier. Persoonlijke aantekeningen vallen niet onder dit inzagerecht. Gegevens van derden in uw dossier zullen in beginsel onzichtbaar gemaakt worden.

5.2 Recht op correctie

U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te rectificeren. Tevens kunt u uw dossier aanvullen. Bijvoorbeeld met een second opinion van een andere zorgaanbieder of uw eigen visie op een behandeling. Zorg er ook voor dat u wijzigingen in uw gegevens doorgeeft, bijvoorbeeld uw huisadres bij een verhuizing of wijziging van een telefoonnummer. Voor simpele wijzigingen kunt u gewoon de apotheek bellen of mailen. Voor een complexer verzoek kunt u bovenaan de verklaring vinden waar u een verzoek kunt indienen.

5.3 Recht op verwijdering

U hebt het recht op gegevensverwijdering. Deze verwijdering is niet in alle gevallen mogelijk. Gelet moet worden op het aanmerkelijk belang van een ander om de gegevens te bewaren (denk aan een rechtszaak of erfelijkheid) en andere wettelijke voorschriften die zich verzetten tegen vernietiging.

5.4 Recht op klagen

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dat niet tot het gewenste resultaat leiden dan hebt u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

5.5 Overige rechten

U hebt tevens recht op informatie, beperking van de gegevensverwerking, recht op verzet tegen de gegevensverwerking en het recht op het verkrijgen van uw gegevens in elektronische vorm.
Indien u een van uw rechten wilt uitoefenen vragen wij u schriftelijk een verzoek te doen. Bovenaan de verklaring kunt u vinden waar u een verzoek kunt indienen. Wij streven ernaar om binnen vier weken te reageren op uw verzoek.

Vragen?

Indien u gebruik wilt maken van een van uw rechten of nog vragen heeft kunt u contact opnemen met één van de apothekers van Apotheek Hattem.